一个平台 晓羊集团降低管理费用30%的关键选择

让教育更加高效而美好，对于晓羊集团来说，从来都不只是一句口号。

北京晓羊教育科技集团有限公司（简称“晓羊集团”）以“科技助力教育优质均衡、更高质量发展”为使命，充分运用大数据、云计算和人工智能等技术手段，以数据融通的全栈产品生态为核心，构建“互联网+教育”大平台，让新时代教育实现更高质量发展。

在晓羊，特色的不仅是其全栈式产品，还有项目制管理模式。在晓羊集团上千个销售类项目推进中，包括预算，均会严格按照商机阶段分配。

该模式推进一段时间后，晓羊集团财务团队发现，即使在同样的商机阶段，不同项目的预算和实际费用支出也会有所不同，需要更细致且及时的事前、事中预算管理手段。同时，面对全国31个省、17家子公司的繁重报销处理，财务团队不可避免地需要手动、逐一核对每月上万条报销数据中暗藏的诸多小问题，再加上与一个个提报员工来回沟通，严重影响工作效率。

在晓羊集团财务总监吴璇的眼中，解决这些问题的关键，在于如何提升费用支出的整体精细化管理能力，实现内控的准确性和效率；是否有一套逻辑和一套工具，能实现从预算管理到费用管控的全面覆盖。如今，晓羊集团在“一体化分贝通”的助力下，相比过去达成了财务数据更准确的记录，也因此公司整体管理费用降低了30%。

精细化管理升级

从全面费用预算管理开始

晓羊集团基于项目制管理下，一开始苦于没有明确参考值，在做预算分配时比较痛苦。“后来按商机阶段匹配预算的方式跑下来，我们发现要想更好的支持业务发展，需要更明确地知道从部门、项目到具体每一位销售，真实的费用支出情况，才能更合理且灵活的完成内部调控。”吴璇强调。

对于大部分企业来说，费用项通常多而复杂，费用预算管理更是会面对颗粒度太粗的问题。在晓羊集团也不例外。伴随公司项目越来越多，不同项目的预算需求也不同，如何更精准、颗粒度更细致的测算项目经济指标的合理性，便成为考验。“由于事后管控模式，以前一些超支行为可能会被埋藏在整体消费数据中，财务在做事后复盘时才会发现，为时已晚。我们希望能更清晰、及时地了解超预算支出，并强化消费行为的合规化。”

上线分贝通后，这些问题得到解答。晓羊集团全面预算管理达成事前预算可编，事中预算可控，事后预算可分析可下钻，一个平台全搞定，预算管控不再困难。同时，为了帮助晓羊财务团队进一步精细化预算管理，分贝通还支持预算全场景（如机票、酒店等）、多维度（支持部门、项目、个人）的灵活配置。

“分贝通全面预算管理功能上线后，全面打通信息流、预算流和审批流，并及时为我们按不同商机进程为每一位销售人员释放不同阶段预算，提供有力决策。”吴璇说道。销售项目的费用支出数据均沉淀在分贝通一个平台，如遇额外追加预算的情况，晓羊财务团队还会依据过往花费决策是否给予追加。此外，一些长期未消耗的预算也能通过分贝通一个平台被及时捕捉并回收。

费用数据全沉淀、预算分配更合理，在包括分贝通等数字化平台的帮助下，晓羊集团达成了财务数据更准确的记录，也因此公司整体管理费用降低了30%。

报销从低效到“又快又有效”

管理起来也更得心应手

除了全面预算管理，晓羊集团一直头疼的报销问题也得到破解之法。在晓羊集团，项目一般分为销售项目和交付项目，而每个项目都是“复杂体”，大到差旅费、小到打印费类目庞杂。项目越来越多，面对全国100多位销售日渐增多的报销量，如何破解成为新课题。

“我们的销售每月基本都在外面跑，也就抽出2天左右集中回公司报销。”吴璇表示。在使用分贝通之前：

报销规则理解总有误差：晓羊集团的销售只能通过“老办法”先自行垫资后报销，还要把整理好的报销统一寄给总部财务。全国20多个子公司，对具体报销规则也总有理解不一的时候。

来回沟通费时费力：每月基本都会收到千份报销和万条数据。财务需要尽快进行审核，如果遇到一些问题发票，如发票明目不合规、发票开具不规范、超预算等，还需要反复沟通，员工还要重提再寄回。

这种状况在晓羊集团使用分贝通平台后，得到了明显改善。“我们的员工可以通过分贝通App内完成机票、酒店、火车、用车等多场景的高频因公消费，不用垫资也不用报销了；事前管控及规则前置模式，也让审批流程也更加完善、高效、可控。”吴璇表示。

面对仍需报销的费用，分贝通可提供不断完善的费用报销解决方案，帮助晓羊集团将长尾费用也一并管理。通过OCR技术自动、多维度校验发票合规性，晓羊集团的财务处理效率得到大大提升；更支持混合报销，即一趟行程中，不同垫资方式的因公支出通过一份核销单即可搞定，在帮助员工省去按费用类别报销麻烦的同时，真正帮企业推动员工完成“一事一报”，每趟差旅支出也更透明、可控。

仅为示例

此外，很多员工更适应电脑填写报销的方式，在分贝通他们可以通过PC+手机双端完成报销，双端数据还会实时同步，随时切换报销“姿势”也非常灵活，效率更高。

“与分贝通牵手，‘一个平台管理全部费用支出’，改善了我们支出管理不透明的困境。这不仅仅是让业务人员和财务人员可以脱离报销事务，更重要的是让我们对员工的大部分支出行为都有掌控力。”吴璇表示。老板满意，员工认同，晓羊集团财务团队也在逐步释放更多价值，赋能自身内控和精细化管理关键能力的提升，探索更可持续的经营之道。